Beschaffungsprozess


Ein Beschaffungs- oder Ausschreibungsverfahren wird verwendet, um das beste Produkt oder eine Dienstleistung für eine bestimmte Ausgabenkategorie auszuwählen.
Leider laufen viele dieser Prozesse nicht gut, was zum Verlust großer Sparmöglichkeiten, Lieferung von geringerer Qualität oder weniger günstigen Konditionen führt.
Bei der Auswahl der Lieferanten durch einen Ausschreibungs- oder Beschaffungsprozess arbeitet der Einkäufer in Zusammenarbeit mit internen Kunden bzw. Budgetverantwortlichen. Interne Kunden sind Kollegen der Einkäufer, die in anderen Abteilungen wie Finanzen oder Herstellung arbeiten. Sie sind diejenigen, die ursprünglich die Notwendigkeit für den Kauf hatten und die tatsächlich mit dem ausgewählten Lieferanten die Transaktion durchführen.
Die interne Kundenbeteiligung ist in der Regel am höchsten (rund 70%) in der Spezifikationsphase und fällt auf 30% in den nachfolgenden Stufen.

Ausschreibungsverfahren

1. Spezifikationsentwicklung

Was sind die Anforderungen Ihrer internen Kunden, d. h. der Person, die das Produkt oder die Dienstleistung benötigt? Als Einkäufer fordern Sie diese Anforderungen heraus und setzen sie in Spezifikationen um, die Lieferanten verstehen.

Das Ziel der Käufer in der Spezifikationsphase ist zweifach:

  • Reduzierung der Gesamtkosten
  • Sichern Sie einen wettbewerbsfähigen Markt in der kommenden Verhandlungsphase

Entwicklung von Spezifikationen ist wiederum ein 4-Stufen-Prozess:

  • Beurteilung von Kundenbedürfnissen
  • Beurteilung was der Markt zu bieten hat
  • Entwicklung von Spezfikationen
  • Gewinnkriterien definieren

2. Marktbeurteilung

Sobald Sie ein klares Bild von den Geschäftsanforderungen haben, ist der nächste Schritt, die Lieferanten formell einzuladen, für Ihr Unternehmen ein Angebot zu erstellen. Sie wenden sich formell an den Markt durch:

Bitte um Informationen

  • Diese wird zur Vorqualifizierung von Lieferanten verwendet, an die Sie die RFP senden.
  • Ein RFI ist in der Regel ein einfacher und kurzer Fragebogen für den Lieferanten, mit dem der Einkäufer beurteilen kann, ob der Lieferant vielversprechend ist und eine gute Chance hat, das Geschäft zu gewinnen.
  • Ein RFP ist optional. Wenn Sie den Markt recht gut kennen, gibt es keine Notwendigkeit für ein RFI.

Bitte um ein Angebot

  • Dies ist ein förmliches Ersuchen an den Versorgungsmarkt für Ihr Unternehmen ein Angebot zu erstellen.
  • Der RFP ist ein komplexes Dokument mit einer Unternehmenspräsentation, einer Anleitung zum Bieten für Lieferanten und detaillierten Informationen über das Projekt und dessen Anforderungen.

3. Verhandlung

In der Verhandlungsphase analysieren Sie die Angebote und wählen Sie die vielversprechendsten Lieferanten zum Verhandeln aus. Erst dann können Sie die Verhandlungen vorbereiten.

Während des Meetings ist es Ihr Ziel, die Bedingungen des Angebots zu klären und einen Mehrwert über dem, was angeboten wurde, zu bekommen. Dies könnten ein niedrigerer Preis, eine bessere Produktqualität, bessere Zahlungsbedingungen usw. sein. Am Ende dieses Prozesses schließen Sie das Geschäft mit dem besten Lieferanten ab.

Die meisten Anbieter bauen eine Preis-Konzession in ihr erstes Angebot ein. Um diese Konzession zu erhalten, müssen Sie:

  • Wettbewerb aufbauen – Um die besten Ergebnisse in der Verhandlungsphase zu bekommen, sollten Sie zwei oder mehr glaubwürdige Alternativen haben.
  • Analysieren Sie sorgfältig alle Angebote, um ein Gefühl für ein ehrgeiziges aber glaubwürdiges Ziel zu bekommen.

4. Vertragsverhandlungen

Sie bereiten einen förmlichen Vertrag mit dem Lieferanten vor und Sie begrenzen die Belastung für ihr Unternehmen.

 

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