Operative Beschaffung

In einem wirtschaftlichen Umfeld ist die Beschaffungsfunktion eine der kritischen Funktionen da sie den Input der Organisation in Output konvertiert.
Materialien sind heutzutage der Lebensnerv der Industrie. Sie müssen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge, am richtigen Ort und zum richtigen Preis sein.
Kosten und Gewinne eines Unternehmens werden stark von ihnen beeinflusst, normalerweise gibt eine Fertigungsorganisation fast 50% seines Umsatzes im Einkauf aus.

Beschaffung contra Einkauf

Im weitesten Sinne umfasst der gesamte Beschaffungsprozess alle Arten von Ressourcen (Menschen, Materialien, Einrichtungen und Dienstleistungen), die für ein bestimmtes Projekt benötigt werden.
Der Einkauf ist eine einzigartige Funktion und unterscheidet sich ein wenig von der Beschaffung in dem Sinne, dass die Beschaffung das gleiche Ziel aber eine größere Domäne hat und der Einkauf mit dem gleichen Ziel darin enthalten ist.

Zielsetzungen des Einkaufs

Die klassische Definition der Ziele des Einkaufs ist Materialien und Dienstleistungen in der richtigen Qualität, in der richtigen Menge, am richtigen Ort, von der richtigen Herkunft und zur richtigen Zeit zu kaufen. In der allgemeinen verwaltungstechnischen Hinsicht sind die Ziele der Beschaffung jedoch:

  • Die Unternehmensabläufe mit einem ununterbrochenen Fluss von Materialien und Dienstleistungen zu unterstützen.
  • Wettbewerbsfähig und mit Bedacht zu kaufen
  • Einen Mindestbestand zu haben
  • Eine sichere alternative Bezugsquelle zu entwickeln
  • Eine gute Anbieter-Beziehung und eine gute anhaltende Lieferanten-Beziehung zu entwickeln
  • Eine maximale Integration mit den anderen Abteilungen des Unternehmens zu erreichen
  • Kompetente Mitarbeiter zu schulen und zu entwickeln, die motiviert sind, das Unternehmen sowie deren Abteilung erfolgreich zu machen
  • Die Richtlinien und Verfahren für die Durchführung der vorangegangenen sieben Ziele mit den niedrigsten angemessenen Betriebskosten zu entwickeln

Bestandsmanagement

Bestandsmanagement ist der Prozess der effizienten Überwachung des konstanten Flusses von Einheiten in und aus einem bestehenden Bestand.

Dieser Prozess beinhaltet in der Regel die Steuerung des Transfers der Einheiten, um zu verhindern, dass der Bestand zu hoch ansteigt oder auf ein Niveau sinkt, das den Betrieb des Unternehmens in Gefahr bringen könnte. Kompetentes Bestandsmanagement soll auch die Kosten für die Bestandsaufnahme kontrollieren, sowohl aus der Perspektive des Gesamtwerts der einbezogenen Waren und der vom kumulierten Wert des Inventars erzeugten Steuerbelastung.

Bestandskontrolle ist die Minimierung der Gesamtkosten des Bestands. Die drei wichtigsten Faktoren im Entscheidungsprozess bei der Bestandskontrolle sind:

  • Die Kosten für die Lagerhaltung (z. B. basierend auf dem Zinssatz).
  • Die Kosten für die Bestellung (z. B. für Rohmaterialbestände) oder die Einrichtkosten für die Produktion.
  • Die Kosten für Fehlmengen, das heißt, was verloren geht, wenn der Bestand nicht ausreicht, um alle Nachfragen zu erfüllen.

P2P Prozess

Auf der Suche nach Kosteneinsparungen suchen Unternehmen nach Möglichkeiten zur Standardisierung und Automatisierung der Betriebsprozesse. Standardisierung in Verbindung mit Automatisierung der operativen Beschaffungsprozesse entlastet den Einkauf von einem großen Verwaltungsaufwand. Dies führt nicht nur zu einer Senkung der Betriebskosten, es schafft auch Zeit in der Einkaufsabteilung, die dann besser für strategische Aufgaben (Spend Analyse, Lieferantenbewertung, Sourcing-Projekte usw.) genutzt werden kann.
Die P2P-Prozess besteht aus vielen Teilprozessen von der Beschaffung, Bestellung, Empfangsbestätigung, Bezahlung bis zum Vertragsabschluss und Beziehungsmanagement. Durch Automatisierung können Komponenten im Prozess entweder entfernt oder herunterqualifiziert werden, was zu einer Verbesserung der Effizienz und Reduzierung der Kosten führt.
Technologische Fortschritte in ERP und Web-basierten Beschaffungssystemen haben die Hilfsmittel für die Einkaufs- und die Lieferantenmanagement-Profis zur Verfügung gestellt, um Informationen zu konsolidieren, Kosten zu reduzieren und den Service zu steigern. Dies war die wichtigste Entwicklung der P2P Laufzeit. Die Entwicklung der Lieferantenbeziehungen von einer oder kontradiktorischen zur strategischen Allianz und Partnerschaft hat die P2P Entwicklung beeinflusst. Käufer und Lieferanten arbeiten zusammen, um Wettbewerbsvorteile in der Lieferkette zum gegenseitigen Nutzen hinzuzufügen.

 

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